Chef efter sammanslagning behöver hanteras genom att bygga en gemensam och praktiskt fungerande struktur utan att tappa pågående ärenden. Börja i de faktiska arbetsförhållandena och dokumentera vem som gör vad.
Situationen som behöver lösas
Guiden vänder sig till chefer som leder en nyligen sammanslagen verksamhet. Den aktuella situationen är att två grupper har blivit en men rutiner, mandat och kontaktvägar kommer från olika organisationer. Ett vanligt varningstecken är att samma risk får olika hantering och medarbetare vet inte vem som tar emot en arbetsmiljöfråga.
Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att undersöka arbetsförhållanden, bedöma risker, åtgärda och följa upp. Det är processen och den verkliga effekten som är avgörande, inte hur många mallar som har fyllts i.
Avgränsa frågan innan ni väljer åtgärd
En användbar bedömning börjar med det arbete som faktiskt utförs. Beskriv vem som berörs, när situationen uppstår och vad som kan hända. Då går det att skilja ett observerat problem från en antagen orsak och välja åtgärd på rätt nivå.
Formulera syftet i en mening: ni ska bygga en gemensam och praktiskt fungerande struktur utan att tappa pågående ärenden. Den meningen hjälper gruppen att välja relevant underlag och hindrar diskussionen från att glida över till andra frågor.
Gör så här steg för steg
- Steg 1: Samla alla pågående risker, handlingsplaner och återkommande kontroller.
- Steg 2: Jämför roller, delegationer och beslutsgränser från de tidigare grupperna.
- Steg 3: Bestäm en gemensam kontakt- och eskaleringsväg.
- Steg 4: Riskbedöm själva sammanslagningen och de ändrade arbetssätten.
- Steg 5: Följ upp efter införandet med chef, arbetstagare och skyddsombud.
Bestäm ansvar och tidpunkt för varje steg. Om en åtgärd inte kan genomföras direkt behöver kvarvarande risk hanteras och uppföljningen planeras. Anteckna även osäkerheter; ett tydligt frågetecken är bättre än en obestyrkt slutsats.
Ett praktiskt exempel
Den ena gruppen rapporterar tillbud digitalt och den andra via chef. Under en övergångsperiod finns en gemensam mottagare, tydlig information och kontroll att äldre ärenden inte tappas bort.
Exemplet visar hur en bred arbetsmiljöfråga kan brytas ner till kontrollerbara beslut. Anpassa arbetssättet till verksamhetens risker, storlek och organisation. Hitta inte på precision som underlaget inte stödjer.
Dokumentera så att nästa person förstår
Dokumentationen bör visa situation, berörda arbetsmoment, bedömd risk, beslutade åtgärder, ansvarig och datum. Ange var underlaget finns och vilken version som är aktuell. Personuppgifter ska begränsas till det som verkligen behövs.
Beskriv också hur effekten ska bedömas. En enkel kontrollfråga är: ”Vad ska vara annorlunda i arbetet när åtgärden fungerar?” Svaret kan handla om ett beteende, en teknisk funktion, en tydligare beslutsgång eller en minskad exponering.
Vanliga misstag att undvika
- att bara publicera en ny organisationsbild
- att stänga gamla handlingsplaner vid sammanslagningen
- att låta parallella rutiner leva utan slutdatum
Ett annat vanligt misstag är att göra utbildning till ett generellt krav utan att först precisera vilken kunskap som saknas. Regler kan kräva tillräckliga kunskaper, instruktioner eller kompetens, men det betyder inte automatiskt att en viss namngiven kurs är föreskriven.
Kort checklista före avslut
- Är frågan avgränsad till verkliga arbetsförhållanden?
- Har berörda arbetstagare och skyddsombud fått möjlighet att medverka?
- Finns ansvar, befogenheter, resurser och tid för nästa steg?
- Är skillnaden mellan krav, rekommendation och lokal rutin tydlig?
- Är effektkontrollen bestämd innan punkten markeras klar?
Frågor och svar
Vem har ansvaret under övergången?
Arbetsgivaren behöver ordna tydliga arbetsmiljöuppgifter och kontaktvägar även innan den nya organisationen är helt etablerad.
Ska allt standardiseras direkt?
Prioritera först säkerhet och kontinuitet; andra arbetssätt kan harmoniseras i planerade steg.
Hur märker vi att strukturen fungerar?
Frågor når rätt mottagare, åtgärder följs och medarbetare kan beskriva hur de medverkar och rapporterar risker.
Källor och vidare läsning
Huvudkälla: AFS 2023:2, senaste konsoliderade version. Källan kontrollerades den 14 oktober 2026. Läs alltid den aktuella lydelsen hos Arbetsmiljöverket och bedöm hur bestämmelserna gäller i den egna verksamheten.
Den här webbplatsen är en privat informationssajt och inte en myndighet. Vid osäkerhet om ett bindande krav bör ni kontrollera originalregeln och vid behov ta hjälp av sakkunnig kompetens.